FastReply Signature / GUIDA OPERATIVA
Esportare e conservare i documenti
Esporta dati e PDF dall’archivio operativo per conservarne una copia secondo le procedure della struttura.
Prima di iniziare
Accedi all’attività corretta e scegli l’ambito da esportare.
Procedura
- Per i clienti apri UTENTI REGISTRATI; per le compilazioni apri l’elenco dei firmati del documento o della tipologia.
- Applica i filtri necessari e controlla i risultati.
- Scegli Export Lista Filtrata per la selezione oppure Export Totale per l’intero elenco. I dati sono esportati in Excel.
- Per i PDF di un documento usa il download ZIP nell’elenco dei firmati.
- Controlla i file scaricati e conservali nell’area riservata prevista dalla struttura.
Verificare il risultato
Gli export restano disponibili anche a crediti esauriti e non consumano crediti. I documenti firmati rimangono nell’archivio finché non vengono eliminati o l’account viene chiuso.
Se qualcosa non torna
La validità impostata sul documento stabilisce quando rifirmare, non la durata dell’archiviazione. FastReply Signature è un archivio operativo: non include un servizio di conservazione a norma. Prima di chiudere l’account scarica dati e PDF necessari.
Scegliere il formato di esportazione
| Contenuto da conservare | Formato | Ambito |
|---|---|---|
| Dati anagrafici | Excel | Tutti i clienti oppure elenco filtrato |
| Dati delle compilazioni | Excel | Elenco dei firmati, totale oppure filtrato |
| Copie dei documenti firmati | ZIP | Tutti i PDF del documento scelto |
Il file Excel contiene dati, non sostituisce la raccolta dei PDF. Lo ZIP raccoglie tutti i PDF del documento scelto. I filtri usati per l’export Excel non vanno considerati una selezione dei PDF da includere nello ZIP: controlla il contenuto scaricato prima di archiviarlo o condividerlo.
Video: Scegliere l’esportazione dei documenti
Questo video è un segnaposto. Pubblicheremo il video di questa procedura al più presto.