FastReply Hospitality CRM / GUIDA OPERATIVA
Rispondere a una richiesta con un’offerta
Con FastReply Hospitality CRM puoi partire da una richiesta ricevuta e preparare un’offerta con i dati dell’ospite già inseriti. Prima dell’invio controlla le informazioni, completa la proposta e verifica l’anteprima.
Prima di iniziare
Accedi alla struttura corretta con un account autorizzato a gestire richieste e offerte. Deve essere disponibile un template nella lingua della risposta. La verifica della disponibilità e i prezzi dal booking dipendono dal collegamento configurato per la struttura.
Il percorso
Preparare la risposta
- Apri Richieste in arrivo e individua la richiesta. Puoi cercarla usando mittente, canale, data o stato.
- Seleziona Rispondi. Si apre la schermata di composizione dell’offerta, con i dati precompilati e il testo originale della richiesta a fianco.
- Confronta con la richiesta originale destinatario, lingua, date, adulti, bambini con età ed eventuali animali. Leggi le note dell’ospite e chiarisci i dati mancanti prima di formulare la proposta.
- Inserisci o verifica le sistemazioni, la tariffa e il trattamento. Se il collegamento al booking supporta il controllo, verifica l’indicazione di disponibilità. Controllo non attivo non significa che la sistemazione sia disponibile.
- Scegli il template adatto. I suggerimenti dipendono dalle regole configurate e dai dati dell’offerta. Completa le aree di testo modificabili per rispondere anche alle richieste particolari dell’ospite.
- Imposta la validità dell’offerta, controlla l’oggetto e apri Anteprima. Rileggi la proposta, le date, le sistemazioni e gli eventuali collegamenti di prenotazione. Usa la valutazione spam per individuare contenuti da correggere: il controllo non garantisce la consegna in posta in arrivo.
- Se la proposta è pronta, seleziona Invia. Se devi completarla più tardi, usa Salva come bozza: il salvataggio non invia la risposta.
Video: Preparare la risposta a una richiesta
Questo video è un segnaposto. Pubblicheremo il video di questa procedura al più presto.
Leggi la trascrizione della demo
Verificare il risultato
Controlla lo stato dell’offerta dopo l’invio. Se è In coda di invio, l’elaborazione deve ancora concludersi. Una volta inviata, la richiesta passa a Risposta inviata. Verifica comunque l’offerta collegata: la stessa etichetta della richiesta può essere usata anche dopo un’archiviazione senza invio.
| Stato dell’offerta | Come interpretarlo |
|---|---|
| Inviata | Il server di invio ha accettato l’email; non è una conferma di consegna nella casella dell’ospite |
| Letta | È stata rilevata un’apertura; non prova che una persona abbia letto il messaggio |
| Fallita | L’invio non è riuscito: controlla il destinatario e le informazioni disponibili prima di riprovare |
Dopo la prima risposta
Apri la guida Gestire offerte inviate e condividerle su WhatsApp per ritrovare la proposta e leggerne la cronologia. Se serve un sollecito, distingui il reinvio manuale di una singola offerta da una regola automatica: la guida Configurare un reinvio sulle offerte spiega il secondo caso.
Se qualcosa non torna
Non trovi la richiesta? Controlla struttura e filtri. Se la data di arrivo è passata da più di sette giorni, usa Includi richieste scadute.
Non compare la disponibilità? Le funzioni disponibili cambiano in base al booking collegato. Prima di formulare la proposta, verifica la disponibilità con gli strumenti usati dalla struttura.
Non puoi formulare un’offerta? Se la struttura ha configurato le motivazioni, puoi usare Archivia con motivazione. L’archiviazione toglie la richiesta dalla coda delle non gestite, ma non invia una risposta all’ospite e non conta come risposta inviata nelle statistiche.
Vuoi programmare la risposta? Il composer non offre una programmazione manuale dell’invio. Le comunicazioni programmate si gestiscono attraverso le funzioni dedicate agli automatismi e alle liste.
Video previsti per questa guida: Preparare la risposta a una richiesta