FastReply Hospitality CRM / GUIDA OPERATIVA
Gestire offerte inviate e condividerle su WhatsApp
Ritrova un’offerta, interpreta il suo stato e condividi il collegamento con l’ospite tramite WhatsApp.
Prima di iniziare
Seleziona la struttura corretta e verifica di poter accedere alle offerte. Per condividere su WhatsApp occorrono il recapito corretto dell’ospite e l’accesso all’app o a WhatsApp Web.
Trovare l’offerta
- Apri l’area Offerte e scegli la vista utile, per esempio Inviate, Lette, Prenotate oppure Tutte.
- Usa i filtri per restringere l’elenco e apri l’offerta interessata.
- Controlla destinatario, soggiorno e cronologia prima di condividere o reinviare il contenuto.
Interpretare gli stati
| Stato | Significato operativo |
|---|---|
| Bozza | Il contenuto è stato salvato ma non inviato. |
| In coda di invio | L’invio è in attesa di elaborazione. |
| Programmata | Un automatismo ha programmato l’offerta; non è ancora una conferma di invio. |
| Inviata automaticamente | L’email generata da un automatismo è stata accettata dal server di invio; non certifica il recapito. Consulta la cronologia. |
| Inviata | Il server di posta ha accettato l’email; non è una conferma di recapito. |
| Letta | È stata rilevata un’apertura; non dimostra necessariamente una lettura umana. |
| Prenotata | Una prenotazione è stata attribuita all’offerta tramite il riferimento previsto dall’integrazione. |
| Fallita | L’invio non è riuscito: consulta l’errore prima di intervenire. |
| Archiviata | L’offerta è stata archiviata; non equivale a un invio. |
L’attribuzione di una prenotazione richiede il riferimento all’offerta restituito dal sistema che importa la prenotazione: la KB documenta 5stelle*, HotelNet e SysDat. Una prenotazione telefonica o arrivata da un altro percorso non viene automaticamente attribuita all’offerta. Non dedurre una prenotazione dal solo fatto che l’ospite abbia aperto il link o risposto su WhatsApp.
Video: Riconoscere lo stato dell’offerta
Questo video è un segnaposto. Pubblicheremo il video di questa procedura al più presto.
Leggi la trascrizione della demo
Condividere su WhatsApp
- Nell’offerta usa Condividi su WhatsApp per aprire il messaggio precompilato. Se usi invece Copia l’URL, apri tu la conversazione corretta e incolla il collegamento.
- Seleziona o verifica il destinatario nell’app aperta. La preferenza del profilo determina l’uso dell’app o di WhatsApp Web.
- Controlla il testo e il collegamento, quindi completa l’invio in WhatsApp.
Il link permette di consultare l’offerta: controlla validità e contenuti prima di condividerlo, soprattutto se la proposta è stata preparata tempo prima.
Video: Condividere l’offerta su WhatsApp
Questo video è un segnaposto. Pubblicheremo il video di questa procedura al più presto.
Leggi la trascrizione della demo
Reinviare un’offerta
Se devi spedire nuovamente la stessa offerta via email, usa Reinvia dopo aver controllato recapito, validità, contenuti e cronologia. Controlla anche se è già previsto un invio automatico per quella proposta. Se l’invio è ancora in coda, verifica lo stato prima di ripetere l’operazione, per evitare duplicazioni.
Scegliere il follow-up
| Esigenza | Funzione da usare |
|---|---|
| Rimandare una singola offerta via email | Reinvia, dopo la verifica della cronologia. |
| Condividere la proposta in una conversazione | Collegamento alla versione web tramite WhatsApp. |
| Applicare un sollecito a offerte che soddisfano condizioni comuni | Regola con sorgente Offerte, descritta nella guida al reinvio automatico. |
Lo stato Letta registra un’apertura, non una risposta dell’ospite. Prima di sollecitare considera anche i contatti ricevuti fuori dal gestionale.
Verificare il risultato
Dopo il reinvio consulta lo stato e la cronologia dell’offerta. Per la condivisione WhatsApp controlla la conversazione nell’app: l’apertura della finestra di condivisione, da sola, non completa l’invio.