FastReply Hospitality CRM / GUIDA OPERATIVA
Non trovo una richiesta: cosa controllare
Se una richiesta non compare, controlla prima dove dovrebbe arrivare e quali filtri sono attivi. Non inviare una seconda risposta finché non hai verificato se la richiesta è già stata gestita.
Prima di iniziare
Tieni a disposizione canale di provenienza, data di ricezione e periodo del soggiorno. Se lavori su più strutture, seleziona quella a cui era indirizzata la richiesta.
Controlli in ordine
- Apri l’elenco delle richieste e controlla i filtri per mittente, data, canale, tipo e stato. Estendi la ricerca oltre le sole richieste ancora da gestire.
- Se l’arrivo è passato da più di sette giorni, attiva Includi richieste scadute. La scadenza dipende dalla data di arrivo, non da quando hai ricevuto il messaggio.
- Cerca anche tra le richieste con Risposta inviata. Questo stato può derivare da un’offerta archiviata con motivazione: controlla l’offerta collegata per sapere se è stato effettuato un invio.
- Se il contatto è arrivato via email, consulta la casella e la cartella pertinenti. Un messaggio nella posta non va cercato necessariamente come una richiesta già presente nell’elenco: dalla casella puoi usare Rispondi con un’offerta.
- Se arriva da un portale o dal sito, identifica il canale con la tabella seguente. Chiedi al referente di verificare il collegamento della struttura se il problema persiste.
Video: Ritrovare una richiesta usando i filtri
Questo video è un segnaposto. Pubblicheremo il video di questa procedura al più presto.
Leggi la trascrizione della demo
Il canale cambia il controllo
| Provenienza | Cosa verificare |
|---|---|
| Dolomiti.it, Trentino.com, YesAlps | La raccolta avviene ogni 15 minuti. Per una richiesta appena ricevuta ricontrolla dopo il ciclo; non è una garanzia di ricezione entro un tempo massimo. |
| Portale collegato tramite API | La richiesta viene trasmessa dal sistema esterno. Verifica canale e struttura con il referente; non applicare automaticamente l’intervallo dei canali precedenti. |
| Modulo del sito | Cerca il canale Web Form e il nome del modulo che ha generato la richiesta. |
| Casella email | Controlla casella e cartella, poi il messaggio originale. |
| 5stelle*, HotelNet o SysDat, per una prenotazione | Consulta l’area Prenotazioni: una prenotazione importata non è una normale richiesta di preventivo. |
Come riconoscere il risultato
Hai trovato il messaggio o la richiesta originale e puoi verificare se esiste già una risposta. Il contatore delle richieste senza risposta esclude quelle scadute: un contatore a zero non dimostra che l’elenco sia vuoto.
Se serve assistenza
Indica provenienza, orario, struttura interessata, filtri verificati e se manca un singolo elemento o tutto il canale. Per il supporto tecnico sono disponibili log delle chiamate ai canali; non occorre che l’operatore acceda alle funzioni di sistema. Nelle schermate nascondi contatti e dati personali non necessari.