Trovare e gestire le richieste in arrivo

Trova le richieste da gestire e distingui quelle ancora in attesa di risposta da quelle scadute o archiviate.

Prima di iniziare

Seleziona la struttura corretta. Per ricevere richieste dai canali esterni, i relativi collegamenti devono essere configurati. Una richiesta arrivata per telefono può invece richiedere la creazione manuale di un’offerta.

Trovare una richiesta

1. Apri Richieste in arrivo e controlla i filtri applicati.
2. Restringi l’elenco usando i filtri disponibili per canale, stato o tipo, mittente e periodo.
3. Apri la richiesta e leggi i dati del soggiorno: date, adulti, bambini ed età, eventuali animali, note e lingua del contatto.
4. Verifica i recapiti disponibili e le eventuali informazioni mancanti prima di preparare la proposta.
5. Se la richiesta è già presente, usa Rispondi per aprire il composer con i dati precompilati e il testo originale a fianco. Segui poi la guida Rispondere a una richiesta con un’offerta. Se il contatto arriva per telefono e non esiste una richiesta nel gestionale, usa invece Creare e inviare una nuova offerta.

Capire il contatore

Il contatore delle richieste senza risposta considera quelle non scadute che non hanno un’offerta inviata e non sono archiviate. Il badge delle richieste oltre 24 ore aiuta a riconoscere le attese più lunghe.

Un’offerta salvata come bozza non equivale a una risposta inviata. Prima di considerare conclusa l’attività, controlla lo stato dell’offerta collegata.

Ritrovare le richieste scadute

Una richiesta viene considerata scaduta quando la data di arrivo è passata da oltre sette giorni. Per includerla nell’elenco usa Includi richieste scadute e ricontrolla gli altri filtri.

Se una richiesta attesa non compare, verifica anche la struttura selezionata e il canale di provenienza. Non dare per scontato che ogni richiesta ricevuta su qualsiasi canale esterno sia già stata acquisita dal gestionale.

Chiudere una richiesta senza inviare una risposta

Quando l’attività deve essere chiusa senza invio, usa il flusso di archiviazione dell’offerta associata e indica la motivazione prevista dalla configurazione. Verifica di avere selezionato la richiesta corretta.

L’archiviazione rimuove la richiesta dalla coda da gestire, ma non invia un’email e non conta come risposta nelle statistiche. Se non trovi una motivazione adatta, fai verificare la configurazione all’amministratore. Non usare l’eliminazione come semplice segno di attività completata.

Verificare il risultato

Dopo un invio o un’archiviazione, controlla la cronologia e lo stato dell’offerta collegata. L’etichetta Risposta inviata della richiesta può comprendere anche un’offerta archiviata con motivazione: da sola non prova che sia partita un’email. Nelle statistiche contano soltanto le offerte effettivamente inviate.

Per seguire le nuove richieste controlla il badge nell’intestazione: non è prevista una notifica email generale per ogni arrivo.

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