FastReply Hospitality CRM / GUIDA OPERATIVA
L’offerta non arriva o risulta fallita
Prima di reinviare, apri l’offerta e controllane stato e cronologia. Il problema può riguardare la preparazione, la coda di invio o la ricezione nella casella dell’ospite.
Parti dallo stato
| Stato | Significato e controllo |
|---|---|
| Bozza | L’offerta è salvata per essere completata. Verifica contenuto e destinatario prima di inviarla. |
| Programmata | Controlla l’orario previsto e l’automatismo che l’ha generata. Non è ancora un invio effettuato. |
| Pronta per l’invio o In coda di invio | L’invio non risulta concluso. Ricontrolla cronologia e stato prima di creare un duplicato. |
| Fallita | Consulta l’errore disponibile. Controlla indirizzo del destinatario e configurazione di invio con il referente. |
| Inviata o Inviata automaticamente | Il server di invio ha accettato l’email: la ricezione nella casella dell’ospite non è certificata da questo stato. |
| Letta | È stata rilevata un’apertura, non la lettura certa del testo da parte di una persona. |
Video: Distinguere gli stati prima di reinviare
Questo video è un segnaposto. Pubblicheremo il video di questa procedura al più presto.
Leggi la trascrizione della demo
Se l’invio è fallito
- Controlla l’indirizzo inserito nell’offerta, inclusi eventuali errori di digitazione. Indirizzi non validi o domini inesistenti possono essere scartati subito.
- Annota l’errore e l’orario. Verifica se il problema riguarda un solo destinatario o più invii della stessa struttura.
- Se la struttura usa SMTP personalizzato, chiedi al referente abilitato di verificare parametri e test della posta in uscita. La lettura corretta della casella non dimostra che funzioni anche l’invio.
- Dopo la correzione, ricontrolla lo stato prima di ripetere l’operazione. La coda può effettuare tentativi automatici: inviare più copie non risolve la causa.
Se risulta inviata ma l’ospite non la trova
Verifica l’indirizzo effettivamente usato e chiedi all’ospite di controllare le cartelle spam o posta indesiderata cercando mittente e oggetto. Se il problema persiste, raccogli i riferimenti dell’offerta per il supporto. La valutazione spam nell’anteprima aiuta a correggere il contenuto, ma non garantisce la consegna.
L’assenza dello stato Letta non dimostra che l’email sia andata persa: le immagini bloccate possono impedire il rilevamento dell’apertura. Se concordato con l’ospite, puoi condividere il collegamento web dell’offerta tramite la funzione WhatsApp; ciò non corregge un problema SMTP.
Quando coinvolgere l’assistenza
Se l’errore persiste dopo i controlli, oppure gli invii restano in coda senza evolvere, comunica riferimento dell’offerta, stato, orario, errore e ampiezza del problema. Non includere credenziali della casella. Una prova riuscita si verifica controllando sia l’invio sia la ricezione su un indirizzo di test concordato.