FastReply Signature / GUIDA OPERATIVA
Inviare e precompilare un documento
Con FastReply Signature puoi inviare un documento a un ospite via email o WhatsApp. Prima dell’invio puoi inserire i dati che conosci e scegliere quali campi l’ospite potrà modificare.
Prima di iniziare
Prepara il documento nella lingua dell’ospite e controllane testo e campi. Tieni a disposizione il contatto corretto del destinatario. L’invio non consuma crediti; per completare la firma deve essere disponibile il credito necessario nell’account.
Per una prima prova usa un tuo recapito e dati dimostrativi.
Il percorso
Preparare e inviare il link
- In DASHBOARD, seleziona Invia documento. In alternativa, apri INVIA DOCUMENTI → Invia documenti ad un singolo utente.
- Scegli il documento da inviare.
- Cerca il cliente in archivio per nome, cognome o email. Se non è presente, inserisci nome, email e telefono richiesti dalla procedura. Controlla che il destinatario sia quello corretto.
- Nella sezione Campi da precompilare, inserisci i valori che conosci. Se il cliente è già in archivio, verifica anche i dati riportati automaticamente.
- Per i campi che l’ospite deve soltanto leggere, chiudi il lucchetto. Lascia sbloccati i campi che può correggere.
- Scegli il canale. Con Invia email, seleziona l’oggetto tra quelli configurati. Con Invia su WhatsApp, controlla anche il prefisso internazionale: si apre WhatsApp con il messaggio e il link predisposti.
- Controlla le informazioni e conferma l’operazione. Per WhatsApp, verifica il messaggio nell’app prima di completarne l’invio al destinatario.
Video: Precompilare e preparare il link
Questo video è un segnaposto. Pubblicheremo il video di questa procedura al più presto.
Leggi la trascrizione della demo
Quali campi bloccare
Il blocco rende un campo di sola lettura per l’ospite. Non sostituisce il controllo del valore inserito prima dell’invio.
| Esempio in un contratto di locazione breve | Impostazione possibile |
|---|---|
| Date concordate del soggiorno | Precompilate e bloccate, dopo averle controllate |
| Canone e cauzione concordati | Precompilati e bloccati |
| Dati personali da verificare con l’ospite | Precompilati ma modificabili |
L’esempio si applica ai campi effettivamente presenti nel documento scelto.
Video: Controllare quali campi bloccare
Questo video è un segnaposto. Pubblicheremo il video di questa procedura al più presto.
Leggi la trascrizione della demo
Verificare il risultato
L’ospite riceve un link personale monouso: può aprire il documento, controllare i dati, completare i campi e firmare sullo schermo. Non deve installare un’app né registrarsi.
Dopo la firma, il PDF arriva all’ospite via email e puoi ritrovarlo nell’elenco dei documenti firmati o nella scheda cliente in UTENTI REGISTRATI. Il link personale non può essere riutilizzato dopo la firma. Un’apertura dell’email, da sola, non dimostra che il documento sia stato firmato.
Se qualcosa non torna
Un dato bloccato è sbagliato? Correggilo e reinvia il documento con il valore giusto oppure con il campo sbloccato.
Il link risulta già utilizzato? Controlla se il documento è già stato firmato. Se serve una nuova compilazione, verifica anche le impostazioni di validità del documento prima di inviare un nuovo link.
L’ospite non riceve il messaggio? Verifica il recapito e chiedi di controllare spam o promozioni. Per inviare il link puoi utilizzare anche WhatsApp; per un PDF già firmato usa il reinvio dall’archivio.
La firma è bloccata per crediti esauriti? Dopo la ricarica gli stessi link tornano utilizzabili. I documenti già firmati e l’archivio rimangono accessibili.
Video previsti per questa guida: Precompilare e preparare il link · Controllare quali campi bloccare