FastReply Hospitality CRM / GUIDA OPERATIVA
Preparare FastReply Hospitality CRM per il primo utilizzo
Non serve configurare tutta la suite per preparare la prima offerta. Segui questo ordine e coinvolgi l’amministratore solo nei passaggi per cui non hai i permessi.
Prima di iniziare
Individua la struttura su cui lavorerai e chi ne gestisce la configurazione. I permessi effettivi dipendono dall’account: il nome del ruolo, da solo, non garantisce l’accesso a ogni comando.
Chi verifica che cosa
| Chi | Controlli |
|---|---|
| Operatore | Accesso personale, struttura selezionata, dati della richiesta, lingua, contenuto e anteprima dell’offerta. |
| Amministratore o referente abilitato | Strutture assegnate, permessi, caselle e SMTP, modelli disponibili e integrazioni necessarie. |
Percorso consigliato
- Completa l’accesso personale, il cambio password richiesto e l’autenticazione a due fattori. Conserva i codici di recupero secondo le procedure della tua struttura.
- Seleziona la struttura corretta e verifica le funzioni disponibili. Se manca un’area, chiedi al referente di controllare permessi e componenti attivi prima di cercare una configurazione alternativa.
- Fai verificare la posta in uscita. Può usare il servizio predefinito o l’SMTP personalizzato della casella. La lettura della posta e l’invio hanno configurazioni e test distinti.
- Prepara un template abilitato di tipo Offerta nella lingua da usare. Controlla intestazione, testi e aree modificabili nell’anteprima.
- Se usi un booking engine, fai verificare collegamento e mappature. La disponibilità automatica dipende dal connettore: la sua assenza non significa necessariamente che non ci siano camere.
- Prepara una bozza con un esempio fittizio. Verifica destinatario, date, occupanti, lingua, oggetto, testo e collegamenti prima di qualsiasi invio.
- Per una prova di invio usa un indirizzo di test concordato con la struttura. Controlla sia lo stato dell’offerta sia la ricezione effettiva nella casella di prova.
Quando puoi iniziare a lavorare
Selezioni la struttura prevista, trovi il modello giusto e riesci a preparare un’anteprima corretta. Se hai effettuato una prova, ne hai verificato anche la ricezione. L’AI è un aiuto opzionale: puoi scrivere e controllare il testo manualmente.
Attiva eventuali automatismi solo dopo aver verificato i contenuti e i destinatari della regola. La configurazione di un automatismo non è necessaria per inviare manualmente una prima offerta.
Se qualcosa manca
Un comando assente può dipendere da permessi, struttura o modulo. Comunica al referente quale operazione vuoi eseguire e cosa vedi; non condividere password o codici a due fattori.